Das WLAN ruckelt, das Mikrofon spinnt, die Kamera funktioniert nicht. Die Teilnahme an einer Videokonferenz kann an den Nerven zehren. Zugleich sind Videokonferenzen äußerst praktisch, das gilt auch für Personalräte. Für die Gremien gibt es in diesem Zusammenhang allerdings einiges zu beachten. Was genau, erklären wir auf Grundlage des Bundespersonalvertretungsgesetzes (BPersVG).
1. Seit wann sind digitale Personalratssitzungen erlaubt?
Der Trend zur Video- oder Telefonkonferenz kam mit der Corona-Pandemie: Um Kontakte zu reduzieren, wurde der Austausch vielerorts in den digitalen Raum verlagert. So hat digitale Kommunikation auch für Personalräte an Bedeutung gewonnen. Die zunächst befristet eingeführte Option, Gremiensitzungen als Telefon- oder Videokonferenz durchzuführen, ist seit 2021 fester Bestandteil beispielsweise des § 38 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG). Die Option ist also nicht mehr nur befristet nutzbar, sondern dauerhaft.
2. Unter welchen Bedingungen kann eine solche Video- oder Telefonsitzung stattfinden?
Die Präsenzsitzung ist der Regelfall. Personalratssitzungen sollen nach § 38 Abs. 1 BPersVG vorrangig in Präsenz durchgeführt werden. Daneben sind Sitzungen per Video- oder Telefonkonferenz (oder hybrid) zulässig, wenn bestimmte Rahmenbedingungen erfüllt sind. Voraussetzung ist, dass vorhandene Einrichtungen genutzt werden, die durch die Dienststelle zur dienstlichen Nutzung freigegeben sind. Diese Voraussetzung zielt auf den Datenschutz und die IT-Sicherheit ab. Zudem dürfen nicht mindestens ein Viertel der Mitglieder oder die Mehrheit der Vertreter*innen einer Gruppe des Personalrats binnen einer von der/dem Vorsitzenden zu bestimmenden Frist gegenüber der/dem Vorsitzenden widersprechen. Und drittens muss der Personalrat geeignete organisatorische Maßnahmen treffen, um sicherzustellen, dass Außenstehende vom Inhalt der Besprechung keine Kenntnis nehmen können. Aufzeichnungen der Sitzung (Bild und Ton) sind grundsätzlich nicht zulässig.
3. Was ist mit Teilnehmenden einer Sitzung, die nicht Mitglied des Personalrats sind? Dürfen die auch digital zugeschaltet werden?
Ja. Die Möglichkeit des Zuschaltens mittels Video- oder Telefonkonferenz haben nicht nur die Mitglieder des Gremiums selbst. Auch „sonstigen Personen“, die in § 37 BPersVG genannt werden und ein Teilnahmerecht an Präsenzsitzungen haben, können an einer Sitzung per Video- oder Telefonkonferenz teilnehmen. Das gilt etwa für Mitglieder der Jugend- und Auszubildendenvertretung oder die Schwerbehindertenvertretung, aber auch für die/den Leiter*in der Dienststelle oder für Beauftragte von Gewerkschaften. Bei der Auswahl der eingesetzten Video- und Telefonkonferenzsysteme muss dann darauf geachtet werden, dass diese auch für externe Personen problemlos zugänglich ist (etwa Gewerkschaftsvertreter*innen).
4. Kann die Dienststelle vom Personalrat verlangen, dass seine Sitzungen digital stattfinden, zum Beispiel aus Kostengründen?
Nein. Die Entscheidung darüber, ob Präsenzsitzungen oder Video- und Telefonkonferenzen durchgeführt werden, trifft nur der Personalrat. Es besteht keine Pflicht zu Video- oder Telefonsitzungen, dem Gremium wird lediglich eine zusätzliche Möglichkeit eingeräumt. Das Recht auf das Durchführen einer Präsenzsitzung bleibt also unberührt.
5. Wie wird zu einer digitalen Personalratssitzung eingeladen? Was ist zu beachten?
Bezüglich der Einladung zu Video- und Telefonkonferenzen gelten die allgemeinen Vorschriften des BPersVG zur Sitzungsdurchführung uneingeschränkt weiter. Personalratsvorsitzende müssen beim Anberaumen einer Video- oder Telefonsitzung (also in der Einladung zur Sitzung) aber zusätzlich eine Frist für den Widerspruch angeben. Die Einladung zur Video- oder Telefonsitzung muss also einen prägnanten Hinweis auf das Widerspruchsrecht und die entsprechende Frist enthalten. Zum Beispiel so: „Gegen das Durchführen der Videokonferenz kann bis zum ##.##.#### um ##:## Uhr gegenüber der Vorsitzenden Widerspruch erhoben werden.“
6. Was ist bei einem Widerspruch gegen eine Video- oder Telefonsitzung zu beachten?
Für den Widerspruch ist im BPersVG keine bestimmte Form vorgesehen. Ein mündlicher Widerspruch ist also theoretisch ausreichend. Sinnvoll ist wegen der Beweisbarkeit aber ein verschriftlichter Widerspruch. Adressat ist die/der Vorsitzende. Bei der Frist handelt es sich um eine Ausschlussfrist. Geht der Widerspruch erst nach Ablauf der Frist ein, ist er rechtlich nicht relevant. Die virtuelle Sitzung darf dann durchgeführt werden. Andere Personen, die ein Teilnahmerecht an der Gremiensitzungen haben (siehe Frage 3), haben kein Widerspruchsrecht.
7. Wie wird in einer Video- oder Telefonsitzung die Anwesenheit überprüft?
Bei Video- und Telefonsitzungen stellt die/der Vorsitzende zu Beginn die zugeschalteten Gremienmitglieder fest und trägt sie in die Anwesenheitsliste ein. Kommen im Laufe der Sitzung weitere Mitglieder dazu, hält die/der Vorsitzende das ebenfalls in die Anwesenheitsliste fest – mit Angabe der Uhrzeit.
8. Können in einer Video- oder Telefonsitzung ganz normal Beschlüsse gefasst werden?
Ja. Sind die oben aufgeführten Voraussetzungen gegeben, können gültige Beschlüsse gefasst werden. Personalratsvorsitzende müssen den Beschlusswortlaut– wie bei einer Präsenzsitzungen auch – vor der Abstimmung im vorgeschlagenen Wortlaut vorlesen. Darauf folgt die Abstimmung, zum Beispiel durch Handzeichen. Bei der Telefonkonferenz wird immer der Reihe nach die Stimme abgegeben. Auch über die in Video- oder Telefonsitzungen gefassten Beschlüsse ist ein Protokoll anzufertigen. In einer Video- oder Telefonkonferenz kann auch über eine Dienstvereinbarung beraten werden. Diese kann von Seiten des Personalrats auch virtuell beschlossen werden, allerdings muss sie von beiden Seiten im selben Dokument eigenhändig unterschrieben werden.
9. Was passiert bei einer ruckelnden WLAN-Verbindung oder technischen Störungen während der Sitzung?
Teilnehmer*innen von Videokonferenzen sind nicht immer gut zu erkennen oder zu verstehen, etwa wenn die WLAN-Verbindung ruckelt. Das kann Folgen haben: Eine technische Störung während der Video- oder Telefonschalte ist dann eine Zwangspause, wenn sie die Kommunikation tatsächlich unterbricht. Die Sitzung muss dann unterbrochen werden. Das gilt auch dann, wenn nur ein einzelnes Personalratsmitglied durch eine Störung unfreiwillig aus der Video- oder Telefonsitzung geworfen wurde. Ohne das durch die Störung verhinderte Mitglied darf also nicht einfach weiterdiskutiert oder abgestimmt werden.
Vgl. auch: Lothar Altvater u.a.: BPersVG – Bundespersonalvertretungsgesetz. Kommentar für die Praxis. 11., aktualisierte Auflage 2023, Bund-Verlag, Frankfurt, Seite 565ff. (RN 16-56).